“ Tolong email ke Pak Irawan Meetingnya diundur”
“ Kami akan email ke Bapak
Surat Penawarannya segera”
Email
sudah menjadi makanan sehari-hari kita, bukan hanya untuk pegawai kantor, yang
bekerja sebagai pegawai tetap, ataupun pekerja paruh waktu, bahkan bagi pekerja
bebas seperti saya pun, yang bekerja seharian didepan computer di rumah, sudah
tidak asing lagi dengan kata email.
 |
| 3 Tips Menulis Email yang Menarik Perhatian |
Apa sih email itu ?
Email
merupakan singkatan dari electronic mail atau surat eletronik. Jadi yang namanya surat, khususnya surat-surat yang ditulis untuk keperluan
bisnis, harus dibuat semenarik
mungkin. Sering kita membaca email-email yang terus terang tidak menarik
atau tidak berbobot atau biasa-biasa saja. Begitu kita lihat, langsung kita
hapus.
Jadi untuk email pun
diperlukan aturan penulisan, seperti
halnya menulis surat biasa.
Kalau kita lihat format email dari Gmail, Yahoo, Hotmail dan lain-lain, kita akan lihat mereka sudah
menyediakan format yang memudahkan si pengirim untuk membuat dan si penerima email membaca email
tersebut. Buatlah email yang dapat menarik perhatian si penerima/pembaca email tersebut.
Berdasarkan lebih dari 30tahun pengalaman saya, baik
sebagai pegawai tetap, pemilik perusahaan, dan pekerja lepas, setelah saya
menulis CaraMudah Belajar Bahasa Inggris Online Pelajaran 1, saya coba
memberikan 3 Tips
Menulis Email yang Menarik Perhatian(Eyes Catching Email) dengan
harapan baik itu pemilik perusahaan, karyawan
tetap kantor, karyawan paruh waktu, pekerja lepas (freelance) offline maupun
online, atau siapapun yang perlu menggunakan email, mendapatkan keuntungan dari 3 Tips Menulis Email yang Menarik Perhatian
ini.
Coba kita lihat format email kita.
1.
Pembuatan Email
-
Alamat email
Isi kolom ini dengan
alamat email yang akan kita tuju.
To atjengXX@Yahoo.com
|
- Subject
Selanjutnya ada tulisan
Subject, yang harus diisi, tapi terkadang kit
melupakan pengisian kolom tersebut, yang sebenarnya kolom Subject
itu merupakan hal terpenting dalam
penulisan email. Itu merupakan nyawa
dari email yang kita kirimkan.
Ciptakan dan tulis semenarik mungkin.
Misalnya:
Hadiah Mobil Avansa untuk Pembelian Ticket ke
Bangkok
|
-
Padat,
singkat dan jelas . tidak bertele-tele, agar saat si Penerima email
melihat daftar email masuk di kotak inbox nya, dapat
segera tertarik
dengan huruf-huruf yang kita ketik di kolom subject tersebut.
Jadi, pokok
pentingnya ciptakan isi subject yang eye-catching, yang menarik
mata
begitu kita melihatnya . Jangan sampai email yang kita kirim langsung
dihapus dari daftar kotak emailnya.
-
Isi Surat Email
Sekarang kita sampai pada kolom
isi surat. Saat ini kita konsentrasi
pada pembuatan surat resmi (official email
atau formal email).
Walaupun secara otomatis dalam
daftar Inbox sudah tertera tanggal
terkirim email, tapi tidak ada salahnya kita mengetik kembali Tempat
dan
tanggal email dibuat.
o Penomoran Surat
Email
Diatas kiri diawali
dengan Referensi Nomor Surat.
Contoh:
No: 123/AKM/marketing/2015
o Tempat dan Tanggal Email
Selanjutnya dibawah No surat, ketiklah dengan tempat dan tanggal email tersebut dibuat.
Contoh: Jakarta, 25 Mei
2015
o Nama dan Alamat Perusahaan
Tepat dibawahnya
dituliskan Nama Perusahaan (dapat dituliskan
alamat lengkap perusahaan).
Contoh: Yth. PT. Anugerah Abadi
Jl.
Melati Putih No. 8
Kelapa
Gading, Jakarta Utara
o Nama orang yang dituju
Berikutnya, tepat
dibawahnya kita tuliskan nama orang yang kita tuju.
Contoh: Up. Bapak Irawan Setiawan
o
Perihal
atau Subjek
Contoh:
Perihal: Presentasi Produk Baru
o
Salam
pembuka
Contoh: Dengan hormat,
o Badan Surat Email
Selanjutnya kita masuk kedalam penulisan
surat email yang terbagi dalam 3
bagian, yaitu :
o Kalimat pembuka
(prolog)
Email
Kalimat
pembuka email ini dapat dibuat dengan
berbagai variasi
penulisan, tergantung
dari situasi, sudut pandang dan kebutuhan
yang diinginkan si pembuat
email.
Misalnya :
Membalas email Bapak tertanggal 25 May 2015
perihal produk
baru kami yang menarik
perhatian Bapak, dengan ini
perkenankanlah kami memberikan penjelasan yang
lebih
terperinci mengenai produk tersebut.
o Isi Surat Email
Ketiklah
dengan jelas dan singkat penjelasan mengenai produk baru
tersebut.
Sengaja saya tidak buat isi surat
ini. Anda dapat membuatnya menurut
versi Anda sendiri.
o Kalimat Penutup Email
Ketik ucapan atau ungkapan perasaan
terima kasih Anda untuk kata
penutup ini, yang dapat
dibuat dengan berbagai variasi, misalnya,
Contoh:
Sambil menunggu order dari Bapak dan atas
perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
o
Salam
penutup
Contoh: Hormat kami atau Salam
o
Nama
si Pengirim
Berikutnya,
tepat dibawahnya kita ketik nama si penulis/pengirim email,
misalnya:
Atjeng Tanudjaja
Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat contoh email dibawah ini:
To
atjengXX@Yahoo.com
|
Hadiah Mobil Avansa untuk Pembelian Ticket
ke Bangkok
|
No:
123/AKM/marketing/2015
Jakarta,
25 Mei 2015
Yth. PT. Anugerah Abadi
Jl. Melati Putih No. 8
Kelapa Gading, Jakarta Utara
u.p.
Bapak
Irawan Setiawan
Perihal:
Presentasi Produk Baru
Dengan hormat,
Membalas email Bapak tertanggal 25 May 2015
perihal produk baru kami yang menarik
perhatian Bapak, dengan ini perkenankanlah kami memberikan penjelasan
yang lebih terperinci mengenai produk
tersebut.
Rincian
Deskripsi Produk
(Ditulis
sesuaidengan rincian yang Anda inginkan)
Sambil
menunggu order dari Bapak dan atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami
Atjeng Tanudjaja
|
- Etika
Pembuatan Email
o Kalau kita telaah
kembali keterangan dan penjelasan
diatas, akan kita
lihat terdapatnya etika pembuatan surat . Yang ingin saya
tekankan
dalam tulisan saya ini, yaitu kesopan-santunan dalam penulisan email
biasa ataupun dalam penulisan email formal, terlebih kita dikenal
didunia sebagai bangsa yang ramah dan santun, sehingga si
penerima email
ini akan merasa sangat dihormati dengan
penulisan
email kita itu.
- Isi
Email yang Berbobot (Powerful Email)
o Kita harus berpikiran
dan menempatkan posisi kita sama sepertisi
Penerima Email yang hanya memiliki
sedikit waktu untuk membuka
computer,melihat, mempelajari isi email dan mengambil keputusan
cepat yang
mungkin keputusan si penerima email
tersebut salah
satunya menguntungkan si pengirim email tersebut.
Tidak
ada salahnya Anda mencoba membuat Attractive
Email seperti yang telah saya uraikan diatas, sesuai dengan kebutuhan Anda
dengan mengikuti aturan ;
v singkat,
v padat,
v
jelas,
v menarik
v dan
berbobot
v dalam
penulisan yang beretika.
Semoga bermanfaat
bagi Anda.
Penulis : Atjeng
Tanudjaja
Search Engine
3 Tips Menulis Email yang Menarik Perhatian
0 Comments